יש לכם עובדות מצויינות שגייסו כספים? נהדר!
הרמתם ערב התרמה ונשארתם עם ערמת הו"ק גבוהות ביד? נפלא!
תורם העביר לכם הו"ק? מצוין.
אבל, מה השלב הבא? בתהליך גביית הו"ק ישנם דגשים שחשוב לדעת ע"מ שלא תפספסו תרומות.
בהדרכה זה אתמקד בגביית הוראות קבע בנקאיות באופן יעיל ומהיר בלי עיכובים.
בדיקת טופס הוראת קבע
בטופס הו"ק יש פרטים קריטיים שבלעדיהם הבנק לא יאשר את הוראת הקבע. מומלץ כשאתם מקבלים את הטופס החתום מהלקוח להעיף על הטופס מבט ולבדוק שכל הפרטים קיימים.
הדבר החשוב ביותר זה החתימה בתחתית העמוד. בעוד שאת שאר הפרטים אפשר להשלים בטלפון, את חתימה אין אפשרות להשלים…
הפרטים הנוספים הקריטיים;
שם הלקוח כפי שמופיע בספרי הבנק
ת.ז.
וכמובן, פרטי בנק מלאים
אמנם ניתן להשלים פרטים אלו בטלפון, אולם לפנות לתורם ולבקש ממנו עוד פרטים, לא תמיד נעים ואפשרי.
קיים עוד סעיף שצריך לתת עליו את הדגש והוא: הגבלת טופס. במקרה והלקוח הגביל את הטופס בסכום ו/או בתאריך, לא תוכלו לגבות מעבר לסכום שרשם ואחרי התאריך של ההגבלה.
החתמה בבנק
ע"מ שתוכלו להתחיל לגבות את ההו"ק צריך שהבנק של התורם יאשר לקוד המוסד שלכם לגבות מחשבונו. ולכן יש לשלוח את הוראות הקבע לבנק התורם. כל בנק יש לו את הכללים שלו. יש בנקים שצריך לשלוח לכל סניף ויש בנקים שצריך לשלוח למחלקת תפעול. אפשר גם בפקס או בדואר אין צורך לשלוח את הטופס המקורי.
קבלת אישור הבנק
לאחר שהעברתם לבנק את הוראת הקבע להחתמה יש להמתין לאישור הבנק או לחילופין לדחיית ההרשאה 🙁 לא מומלץ להתחיל לגבות לפני קבלת אישור הבנק משום שבמקרה שתגבו לפני קבלת האישור הוראת הקבע עלולה לחזור. (פירוט על תהליך חזרת הו"ק בהמשך). האישור מתקבל בדואר ויש אפשרות לקבלו גם דרך מס"ב
הליך הגביה בפועל
לאחר שהתקבל אישור הבנק אפשר להתחיל לגבות.
את תהליך הגביה ניתן לבצע או באופן עצמאי ישירות מול מס"ב (על מס"ב ניתן לקרוא בפוסט ???)- ע"י יצירת קובץ במבנה מס"ב ושידורו למס"ב באמצעות תוכנת מס"ב. או דרך לשכת שירות. לשכת שירות- היא חברה הראשית לשדר למס"ב הוראות קבע של קודי מוסד שונים.
פעולות ששודרו עד לשעה 14:00 בימים א-ה וביום ו' עד לשעה 12:00 מבוצעות על ערך של אותו היום.
חזרות הו"ק
כל הו"ק שמופיעה בקובץ מס"ב לשידור ונשלחת בקשה לגביה. יש מקרים שהבנק יחזיר את הבקשה ולא יגבה את הכסף מהרבה סיבות. כגון: אכ"מ- אין כיסוי מספיק. אין הרשאה, סכום שגוי ועוד.
ישנם בנקים המעדכנים באתר על חזרות מס"ב ויש בנקים שרק בדואר. חשוב מאד לעקוב אחרי חזרת הו"ק משום שעמלת החזרה גבוהה מאד. ויתכן שהרווח מההו"ק יצא בהפסד העמלות…
סיכום
גביית הוראת קבע הינו תהליך הנראה מאיים אולם בפועל הוא פשוט, הבעיה שהוא דורש זמן וכוח אדם. ולכן מרבית העמותות מעדיפות לעבוד מול לשכת שירות שהעבודה איתם היא פשוטה וידידותית.
