להתאים את תפקיד גיוס הכספים בצורה הנכונה

מנהל מחלקת גיוס משאבים של עמותה גדולה פנה אליי בשאלה ארגונית. באגף שלו עובדים מספר אנשים: אחד- מגייס כספים מתורמים אמידים מאד בארץ. שני- מגייס כספים מתורמים אמידים בחו"ל. שלישי- מקים הארגון ואיש החזון, המהווה את ה"מותג" של הארגון. והרביעי? ובכן, הרביעי צריך בדיקה, כי נראה להם שהוא אינו מתאים לעבודה.

מתברר, כי על אותו אדם (רביעי) הוטלו מספר משימות, והנה רק חלק מהן:

1. להכין פרוטוקולים לאחר ישיבת הצוות השבועית ולעקוב אחר הביצוע של המשימות שניתנו בישיבה.
2. לנהל את מגייסי הכספים בארץ ובחו"ל ולתזכר אותם באופן שוטף לגבי טלפונים לתורמים/ פגישות וכו'.
3. לכתוב את הניוזלטר השבועי ולשלוח לרשימת התפוצה של העמותה.
4. לקבל הוראות מכל אחד מאנשי הצוות ולהוציא עבורם קבלות/ מכתבי תודה וכדומה.
5. לטלפן לבוגרי העמותה ולהתרים אותם עבור פעילות העמותה.
6. למפות קרנות פוטנציאליות שיכולות להתאים לעמותה ולכתוב את הבקשות לקרנות.

"נראה לנו שהוא לא מספיק אפקטיבי" – הייתה אמירתו של מנכ"ל העמותה. אבל, כששמעתי על מגוון התפקידים, שחלקם ממש סותרים זה את זה- סיפרתי למנהל את הסיפור הבא:

שועל אחד, שחוק ותשוש, הרגיש שהוא כבר ממש לא מסוגל לתפקד, ולכן הוא חייב להתנתק קצת מעבודתו, לקחת חופש ולצאת מהיער. הגיע השועל המתוסכל למלך היער, האריה כמובן, וביקש ממנו חופש. האריה, השיב לו כי היער לא יוכל לתפקד ללא שועל, ולכן הוא נאלץ לסרב לבקשתו לקחת חופש. השועל התעקש ואמר לאריה כי החופש הכרחי עבורו ביותר, ולמרות שהוא צבר מספיק ימי חופשה, הוא אף מוכן לקחת חופשה ללא תשלום, העיקר שיוכל לצאת לחופש.

האריה הסביר לשועל, כי אם הוא יצא לחופש, הוא יהיה חייב לקחת מישהו במקומו, שימלא את תפקיד השועל, ולא בטוח שהתקן שלו יישאר לכשיחזור. השועל הסכים בחוסר ברירה, ולקח את החופש. כעבור שלושה חודשים חזר השועל ליער, שמח ומלא אנרגיות חדשות.

הוא הגיע לאריה לצורך ראיון חזרה לתפקידו, אולם האריה הסביר לו כי כפי שהזהיר אותו מראש, התקן של השועל תפוס וכי לא יוכל לחזור ליער. השועל לא הסכים להישאר מובטל, ולאחר משא ומתן קצר עם האריה, הציע לו האריה, כמשרה זמנית, להיות על תקן ארנב ביער, וכשיתפנה תקן השועל, הוא יוכל יחזור להיות שועל.

השועל הסכים והחל לתפקד כארנב. עבר כחודש בו השועל קפץ, ניתר וברח מחיות אחרות עד שנמאס לו מתפקידו כארנב. הוא החליט לגשת לאריה ולבקש לעבור תפקיד, אך האריה הסביר לארנב, כי עדיין לא נפתח התקן של השועל והוא צריך להמשיך לשמש כארנב. השועל התעצב מהבשורה המרה והתהלך לו מדוכא ברחבי היער. העצב השפיע על תפקודו, ותפוקותיו כארנב החלו לרדת. כעבור זמן מה, בעוד השועל המתפקד כ"ארנב" הילך לו עצוב ברחבי היער, ראה לפתע מולו ארנב.

ניגש השועל לארנב ושאל אותו: "תגיד ארנב, מה תפקידך ביער?" ענה לו הארנב: "אני? אני שועל". השיב השועל: "אמור לי, איך זה שאני שועל ונמצא על תקן ארנב, ואתה ארנב ונמצא על תקן שועל?"

ענה לו הארנב: "זה מה שקורה כשיש חמור על תקן אריה…"

בסדנאות לפיתוח מנהיגות, מעניקים למנהלים כלים כיצד לעורר השראה בקרב העובדים. אחד מהכלים הבסיסיים והניהוליים הנכונים, הוא בדיקת החוזקות של העובדים השונים ומתן תפקידים לפי תכונותיהם החזקות. ברגע שמתאימים לעובד משרה על פי יכולותיו, כישוריו או נטיות לבו- הוא אמור להיות שבע רצון ולהשיג תפוקות גבוהות יותר בעבודתו.

על המנהל להכיר לא רק את אופיו, ומרכיבי אישיותו, כדי להצליח בתפקידו כמנהל, כי אם להכיר גם את אופי עובדיו ולהתאים להם את התפקיד הנכון.

מוסד רפואי גדול מלקוחותינו העסיק בין שורותיו מגייס כספים כריזמטי ומוכשר ביותר. אותו מגייס כספים, הצליח מאד בתפקידו מול תורמים "כבדים" של המוסד: הייתה לו אינטלגנציה רגשית גבוהה, יחסי אנוש מעולים ותקשורת בונה; הוא ידע מה להגיד למי, ומתי; כיצד לתקשר אף עם בעלי ממון הקרויים "קמצנים" בלשון העם, ולגייס מהם סכומי כסף גבוהים במיוחד; הוא יזם רעיונות לפרויקטים מניבים; והצליח למנף את קשריו האישיים לתרומות ענק.

בניתוח המרכיב האישיותי של אותו מגייס כספים על פי מבחן אדיג'ס (מבחן זיהוי לסגנונות ניהול), התברר, שאותו מגייס כספים היה מסוג E- היזם.

לפני כשנתיים, מערך הניהול של אותו בית החולים השתנה. מנכ"ל חדש נכנס למערכת. מנכ"ל מסוג A- מנהלי. אותו מנכ"ל, שהוביל חברות גדולות במשק הישראלי להצלחות גבוהות, החל בבדיקת התפקידים השונים של העובדים במוסד הרפואי, והחליט שכל עובד חייב לקבל הגדרות תפקידים מדויקות ותחומי אחריות נוספים לתפקידו.

טעותו הגדולה של המנכ"ל הייתה, כאשר פנה אל מגייס הכספים ואמר לו שהוא מבקש להרחיב את מחלקת גיוס התרומות, ולכן, בעקבות הצלחתו בגיוס הכספים- הוא מעלה את דרגתו, ואותו מגייס כספים, הוא זה שינהל את המחלקה המורחבת. ניהול המחלקה כולל, כמובן את ניהול הצוות, עריכת דוחות מפורטים, מעקב אחר כתיבת בקשות לקרנות, רישומים מסודרים וכו'.

כמובן, מחד- תהיה למגייס הכספים תוספת משמעותית במשכורת, ומאידך- המנכ"ל יבדוק את תפוקות המחלקה.

לאחר חצי שנה, קרא המנכ"ל לאותו מגייס הכספים ואמר לו שההנהלה החליטה על פיטוריו, מכיוון שהעובד לא עמד ביעדים של ניהול המחלקה המורחבת לגיוס משאבים, וכמות התרומות פחתה באופן משמעותי מהשנים הקודמות.

אותו מנכ"ל, נהג בעצם כמנכ"ל גן החיות בסיפור שלעיל. הוא לקח בן אדם מוכשר, כריזמטי, בעל יכולות תקשורת גבוהות במיוחד, ובמקום להעצים אותו, לתת לו מוטיבציה (גם כלכלית) בתחום כישוריו- הוא כביכול "העלה" אותו בדרגה, אך העניק לו עבודות שאינן מתאימות לו כלל. אותו מגייס כספים מוכשר, שליבת יכולותיו מצויה בקשרים האישיים שהוא רוקם עם אנשים, נאלץ לשבת ימים שלמים מול מסכים משמימים, מול מספרים וטבלאות אקסל, ונצרך למלא נתונים יבשים מבחינתו. אין ספק, שמוטיבציה הוא לא קבל בעבודה, וזו השפיעה על רמת האנרגיה של ניהולו גם בתחומים נוספים. הוא לא עסק בתחום שבהם באמת היה מוכשר ביותר, וממקום של הצלחה מסחררת, שהייתה קשורה ליכולותיו ולמאפייני אישיותו- הוא הגיע למצב של פיטורים כואבים.

גם הסיפור שעמו פתחנו את הכתבה מתאר מקרה דומה:

מנכ"ל העמותה וצוות גיוס המשאבים אינם מרוצים מתפקודו של העובד הרביעי, ומדוע? מכיוון, שניתנו לו מטלות שונות, שרבות מהן סתרו זו את זו:

מצד אחד- היה עליו "לנהל" את הצוות ולעקוב אחר ביצועיהם  (=מנהל)

מצד שני- היה עליו "לקבל מרות" מכל אנשי הצוות, לכתוב מכתבי תודה, להוציא קבלות וכו'- (=מזכיר, מנוהל, "פועל").

מצד שלישי- היה עליו לערוך בעצמו שיחות התרמה (= מתרים, איש מכירות)

מצד רביעי- היה עליו לכתוב ניוזלטר- (= סופר, אמן) ועוד ועוד.

במקרה כזה, של ריבוי משימות, כשכל משימה מוּּנעת מאופי שונה ותכונות שונות- אין כל פלא, שהדברים נפלו בין הכסאות ומנכ"ל העמותה חש כי העובד אינו מתאים לתפקידו. (טעות זו, אגב, מבוצעת על ידי מנכ"לים רבים, שבמקום לקחת עובדים במספר משרות קטנות יותר, או להעסיק פרילנסרים בתפקידים שונים- מרכזים את כל העבודות הנוספות הנצרכות לתפקיד אחד, הכולל שעות של משרה מלאה, אולם בתפקיד זה הם דורשים מכלול רב של כישורים, שלעיתים נוגדים זה את זה).

תנו לכל מי שעוסק בגיוס משאבים את התפקידים המתאימים לו: יצירת הקשר וההתרמה עצמה, גביית הכספים, שיחות טלפנות, מיפוי קולות קוראים, כתיבת בקשות, או שיווק וכו'. מלאו אותם במה שמתאים להם, ותצליחו להגיע בעז"ה למקורות מימון רבים עבור ארגונכם.